Concept

「業務改善」をして、達成したい目標（目的）がある企業様と、特別な何かはないが、漠然と改善したい、何か改善できるのでは？と思っていらっしゃる企業様　２パターンいらっしゃいます。

具体的な目的がある企業様は、すぐにでも「PDCAサイクル」を回して、業務改善に取り組んでいきます。

後者の企業様は、私が貴社へ伺い、社内の見学、できる限り多くの従業員の方にインタビューして回り、改善のポイントを集めます。その中から、すぐにでも改善できること、費用対効果の高いもの、マンパワーなどを考えて改善が可能なものなどを中心に改善に取り組んでいきます。

ゴールの設定は、具体的に設定が可能な場合は、具体的に設定しますが、具体的なゴールが見えていない場合は「ざっくり」で構わないので、ゴールの設定をしていただきます。（極力、数値目標が設定できると評価し易いです）

「5W1H」を明確に計画します。

When（いつ）

Where（どこで）

Who（誰が）

What（何を）

How（どうする）

Why（なぜ？）

例えば

受発注管理の場合、「注文をいただいたら、帰社後すぐに、営業マン自身が、管理システムに注文情報を入力する。納品のミスを防ぐために、または、納品の準備をすぐに始められるために」など、具体的に書き出します。

ここで終わってしまうと結局実行されずに終わってしまいます。

営業マン（当事者）に「明日からやってほしい」と伝えておかないといけません。

通常業務で追われる一日を送っている営業マンに追加作業をお願いすると大抵は断られます。通常業務の負担を軽減することや、全てを明日からではなく、可能な限り、範囲を絞ってなど、折衷案をこの時点で考えておきます。また、実行する当事者にメリットがないと継続しないことが多々ありますので注意ましょう。当事者と明日から実施できるという状況をつくります。

急に明日からみんなでやろう！！と言ってもスタートするのは難しいので、何人かに絞って実施してみましょう。

この計画は、実行が継続できる計画でないと意味がありません。

計画するときに、実行が可能な条件をつけて、また、当事者も実行することを了承している状況を作っているので、とにかく実際にやってみましょう。やってみないとわからないことはたくさんあります。

やってみた結果、どうだったか、当事者と一緒に反省会をします。

実施できたかどうか、実施した結果はどうだったか。

計画通りの結果が出たのか。など、何人かで集まって、私も含めて反省会をします。

反省会と一緒に、改善案も出しましょう。具体的であればあるほど、次の計画が立てやすいです。また、結果がすぐに出ないような計画が立っているときもありますが、目標達成に近づくような改善案を出しましょう。評価し改善する流れを作って、継続していくことで目標に近づけます。

この時点で、最初に設定した「ゴール」も確認しておきましょう。「ゴール」に向かっている改善案かどうか、計画を立てる前に再度、最終目的の「ゴール」を確認します。

中小零細企業で行う業務改善活動は実施しやすく、成功しやすいと考えています。社内の誰かがほぼ全ての業務を把握しているからです。人員や、投入できる資金に限度はありますが、可能な範囲で改善活動を行えば成功率は高いです。

私達と一緒に活動してみませんか。